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关于印发华侨大学会议费管理暂行办法(试行)的通知
2016-10-10

华侨大学文件

华大财〔2016〕38

 

关于印发华侨大学会议费管理暂行办法

(试行)的通知

学校各单位:

现将《华侨大学会议费管理暂行办法(试行)》印发给你们,请遵照执行。

2016年9月30日

华侨大学会议费管理暂行办法(试行)

第一章 总

第一条 为进一步规范学校会议费管理,保障会议经费收支的合规性与合理性,提高经费的使用效益,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号),结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校各单位举办(含主办、承办)的会议、论坛,包括国内业务会议、国内管理会议、国际会议。

国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会(不含学生毕业答辩)等。

国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

国际会议是指在我校举办的国际性会议。

第三条 会议费使用和管理经济责任如下:

会议举办者(举办单位)是会议费的直接责任人,承担第一责任人的职责,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,依法、据实报销会议费。

会议的审批职能部门承担会议举办的指导和监督的责任。

财务处负责会议费管理办法的制定和完善,依据有关财经法律法规、会议费管理办法和审批结果,实施会议费财务管理和会计服务。

各单位应加强会议费管理,落实会议费的管理规定,督促办会人员合理、合规报销会议费。

第二章 会议审批和管理

第四条 各单位应加强会议审批管理,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。

第五条   会议举办者根据会议内容和性质确认相应的会议类型,报所在单位领导审批确定,并在举办会议前向相应业务主管部门报批。

国内业务会议属教学性质的会议向教务处或研究生院报批,属科研性质的会议向科技处或社科处报批。

国内管理会议向校长办公室报批。

国际性会议除按以上流程报批外,还必须报国际交流合作处审批。

上各类会议如需向相关部门上报,由会议举办者按规定上报。

第六条 各单位举办的国内学术会议和国际会议天数、参会人数、特邀代表人数等应按照活动实际情况确定。

国内管理会议会期一般不得超过2天,会议报到和离开时间合计不得超过1天,严格控制参会人数,严格限定工作人员数量,工作人员原则上应控制在会议代表人数的10%以内。

第七条 举办会议应预先编制会议费预算表,由单位领导、职能部门审批后报财务处领导审批预算。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。

第八条 使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议,应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。

第九条 各单位召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

第十条 会议应优先安排在学校内部的会议室、礼堂、招待所、学术交流中心等场所。因工作需要必须在校外召开的,应本着勤俭办会的原则,合理确定会议的举办场所。

第十一条 参会人员以在本地单位为主(本地参会人员超过50%为本地单位人员)的会议原则上在本地召开。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第十二条 会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿,特别情况需要住宿的,在会议审批表上进行说明。

第十三条 各单位举办的会议应有可靠的经费来源,并做到收支平衡。

对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用。

对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,各单位可以适当向参会人员收取会议费。

对于有赞助收入的会议,应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。

举办会议所取得的各项收入,必须统一纳入预算管理,单独核算。

第三章 会议费开支范围、标准和报销管理

第十四条 举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等;国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用等。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十五条 会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用,各单位应在该综合定额标准之内据实结算。会议费综合定额标准如下(单位:元/人.天):

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合 计

国内管理会议

340

130

80

550

国内业务会议

400

180

120

700

国际会议

700

200

200

1100

注:由学校承办或协办的会议,如主办单位有相应的规定,按主办单位的规定执行。

(一)综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

(二)各类会议应按照定额控制标准执行,超支部分原则上不予报销。

(三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

(四)会议费综合定额标准由财务处会同校长办公室根据物价等因素进行调整后公布。

第十六条 下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:

(一)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上回原单位报销。对确因工作需要,邀请国内学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费,邀请国外学者、专家和有关人员参加会议所发生的国际旅费、城市间交通费,可对照学校相应标准在会议费、差旅费等费用中报销。

(二)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金,在国家规定的标准内据实报销。

(三)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,可向邀请参会专家发放咨询费、讲座费、劳务费。劳务费等的发放原则上应采取银行转账等非现金方式支付,并依法缴纳个人所得税。

第十七条 各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据,填写会议费报销单,统一办理报销手续。会议费报销时应提供:

(一)会议通知(包含会议议程);

(二)会议审批表(含经费预算);

(三)审批后的报销封面;

(四)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式);

(五)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料;

(六)其他所需的材料。

第十八条 会议借款和报销应按会议费预算执行。如实际支出超出预算,须另附详细说明予以披露,经单位领导审批同意,报会议举办单位的分管校领导批准后方可报销。

第十九条   有委托其他单位承办会议事项的,应签订书面委托合同(协议),会议费在规定标准内报销。

第二十条 各单位举办的会议,应在会议结束后及时结账。

有收入的会议,结账后会议费如有结余,上缴学校。上级或有关部门拨款举办的会议,结账后如有结余,按拨款部门的要求及时进行处理,不允许长期挂在账上。

第二十一条 与校外单位合作举办的国内学术会议,会议结束后,会议经费如有结余,应及时转回学校,不得滞留在学校之外。

第四章 监督问责

第二十二条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

各单位办会不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供香烟及高档菜肴;不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品等。

国内管理会议用餐不上酒、会场不制作背景板、不提供水果和茶歇。

第二十三条 各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理,对违反会议费管理规定的人员进行严肃处理,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

第二十四条 各单位应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在学校内部进行公示。

第二十五条 学校纪检监察、审计、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

(一)会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否符合规定;

(四)会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的单位,由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人、负责人以及相关人员,报请学校按规定给予相应处分。

第二十六条 会议举办人员违反本办法规定,有下列行为之一的,由学校纪检监察、审计、财务处会同有关部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人、负责人以及相关人员,报请学校按规定给予行政处分。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法规定的。

第五章

第二十七条   本办法由财务处负责解释。

第二十八条   本办法自发布之日起执行,以往相关规定与规定不一致的,以本规定为准。

附件:华侨大学会议申报和预算审批表


附件


华侨大学会议申报和预算审批表

填表日期: 年 月 日

举办单位

会议名称

会议类型

国内业务会议

国内管理会议

国际性会议

会议时间

从 起 至 日 止,共 天

会议地点

(填写城市和宾馆)

参会代表人数

工作人员人数

会议主要内容

举办单位 领导审批

领导签字: (单位公章)

业务主管部门审批

领导签字: (单位公章)

(备注:国际性会议还需报国际交流合作处审批)

会议预算

会议经费来源:

学校拨款项目

项目:

金额:

会议费收入

金额:

赞助收入

金额:

会议费预算:

住宿费

金额:

伙食费

金额:

其他费用

金额:

(其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费)

会议相关预算:

会议代表旅费

金额:

专家咨询费

金额:

专家讲座费

金额:

其他费用

金额:

(其他费用包含同声传译人员翻译费、同声传译设备租金)

财务处审批

领导签字: (单位公章)

校领导审批

(备注:仅国际性会议需报分管校领导审批)

华侨大学校长办公室 2016年9月30日印发